A Svájci-Magyar Együttműködési Program keretében a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség és a Svájci Hozzájárulás Program Hivatala Kommunikációs Workshopot szervezett a Projekt Végrehajtók, valamint a Támogatásközvetítő Szervezetek számára. A 2012. október 4-én megtartott rendezvény célja az volt, hogy iránymutatást adjon a projektszintű kommunikáció hatékony menedzseléséhez.

A Svájci-Magyar Együttműködési Program keretében jóváhagyott projektek megvalósításának lényeges eleme a Nyilvánossági Útmutatóban részletezett tájékoztatási és nyilvánossági kötelezettségek ellátása. Ezen feladatok minél hatékonyabb és teljesebb elvégzése mind a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség, mind pedig a Svájci Hozzájárulás Program Hivatala álláspontja szerint kiemelten fontos. A Svájci-Magyar Együttműködési Program végrehajtását koordináló intézmények ezért egy kommunikációs tréning megszervezése mellett döntöttek, ezzel is hozzájárulva a nyilvánossági feladatok sikeres teljesítéséhez.

DSC_0938 Comm WS

A workshop elsősorban a Program keretében támogatott projektek projektmenedzsereinek, valamint a PR feladatok kezelésével megbízott kommunikációs munkatársak munkáját hivatott megkönnyíteni. A tréning több részből állt, az elméleti alapozás mellett az elhangzott ajánlásokat és információkat a részvevők szituációs játék keretében alkalmazhatták a gyakorlatban.

Az első blokkban a Svájci-Magyar Együttműködési Program speciális követelményei kerültek tisztázásra, mint például a külső kommunikációban az arculat, a kötelezően használandó elemek, illetve a donor fél igényei a belső kommunikációval, különösen a Projekt Végrehajtók által benyújtandó jelentésekkel kapcsolatban.

A kommunikációs szakértők a második blokkban a kommunikációs környezet szereplőiről, mindenekelőtt a médiakörnyezetről adott információk segítségével járultak hozzá a háttérismeretek elmélyítéséhez. Hasznos tanácsokkal látták el a résztvevőket a média kezelésével kapcsolatban, felhívták a figyelmet a gyakran elkövetett hibákra, és hangsúlyozták a médiakapcsolatok kialakításának fontosságát. Az eseménymenedzsment elméleti áttekintését követően a blokkok közötti szünetben a meghívottak felkészülhettek a workshop interaktív részére. Ennek középpontjában egy a projekt szakmai tartalmához hű, ám a média részére érdekes és a közönség számára érthető üzenet megfogalmazása állt. A résztvevők közösen értékelték ki egy-egy kiválasztott projekt kommunikációs tervét és együtt ötleteltek a nyilvánossági megjelenések minél eredményesebb megvalósítására vonatkozóan.

A gyakorlati blokk után a Nemzeti Fejlesztési Ügynökség és a Svájci Hozzájárulás Program Hivatalának munkatársai a Projekt Végrehajtók gyakorlatban felmerült kérdéseit tisztázták, és meghallgatták a felmerült nehézségeket, amelyekkel a kedvezményezettek a megvalósítás során szembesültek. Tekintettel a megkeresésekre, a Svájci-Magyar Együttműködési Program Nyilvánossági Útmutatójának könnyebb értelmezése céljából az NFÜ, közösen a svájci donorral egy Segédlet összeállítása mellett döntött, amelyet előreláthatólag november folyamán tesz majd elérhetővé a Projekt Végrehajtók és Támogatásközvetítő Szervezetek számára.